Soporte y ayudaCuentas administrativas

Las cuentas administrativas son los motivos con los que clasificás los ingresos y egresos de dinero que no son ventas, ya sea en las cajas de efectivo (antes caja grande), en el banco o en el Turno empleado (antes caja chica). Por ejemplo: “Alquiler”, “Servicio Eléctrico” o “Retiro de utilidades”. Se eligen en el campo Cuenta de la ventana “Nuevo movimiento de plata” de Mis cuentas. ¿Dónde se encuentra ubicado la opción de «Cuentas»? La pantalla de cuentas ya no está en el menú. Las cuentas se crean desde Administración → Mis cuentas, al cargar un movimiento de plata (ver “¿Cómo puedo crear una cuenta?”). ¿Por qué debemos registrar la cuenta? Nos será de gran ayuda, ya que podemos automatizar la carga de información en las respectiva Cajas en el sistema. Por ejemplo: un almacén paga todos los meses la luz. Si crea la cuenta de egreso «Servicio Eléctrico», cada vez que paga la elige y después puede ver en un informe cuánto gastó en luz en el año. ¿Cómo puedo Crear una cuenta?

Antes de empezar: conviene usar las cuentas que ya trae el sistema; creá una nueva solo si ninguna te sirve.

1. Entrá a Administración → Mis cuentas → Mis cuentas.
2. Tocá “Salió plata” y elegí “Cargar gasto” o “Pagar” (para un egreso), o “Entró plata” → “Cobrar a cliente” (para un ingreso). Se abre “Nuevo movimiento de plata”.
3. Tocá el botón “+” que está junto al campo Cuenta.
4. Vas a ver el aviso “No recomendamos crear nuevas cuentas, sino usar las existentes. ¿Desea seguir de todas maneras?”. Si querés seguir, aceptá.
5. Se abre el formulario de la cuenta. Completá los campos (abajo).

A continuación, nos encontraremos con estos campos:

• «Nombre de la cuenta»: en este campo lo completaremos con el nombre que corresponda.

Ejemplo: Servicio Eléctrico

• «Tipo de cuenta administrativa»: Aquí definiremos si es un Ingreso o un Egreso de dinero. Si es egreso, también elegimos el «Tipo de egreso».
• «Sucursal»: Seleccionamos en qué sucursal deseamos ver la «cuenta»
• «Se le paga a un proveedor» (en las cuentas de egreso): activalo si a esa cuenta le pagás a un proveedor que te factura (por ejemplo, la empresa de luz). Así, al cargar el gasto, podés elegir el proveedor, cargar su factura y dejar lo que no pagues en su cuenta corriente.
• «Ver cuenta en caja chica» / «Ver cuenta en caja grande»:
  • Caja grande: este parámetro nos permitirá habilitar la cuenta solo para el administrador
  • Caja chica: si queremos que el empleado también pueda registrar desde su respectiva caja chica el Egreso
  • Si habilitamos ambas opciones tanto el administrador como el empleado le podrá dar uso a la cuenta.

Para finalizar presionaremos «Guardar». Vas a ver “La nueva cuenta fue creada correctamente.” y la cuenta aparece en la lista del campo Cuenta para que la elijas. Importante Si desea buscar todos los egresos e ingresos relacionados a una cuenta, tenemos un informe donde podrá consultar todos los movimientos en un período, en Informes → Caja, Cuentas y Bancos → Cuentas. Se filtra por fechas, cuenta, sucursal y usuario. El dueño ve los movimientos de todos los usuarios; el resto, solo los que cargó. En el siguiente link podrá verificar cómo usar el módulo de informe: https://www.controlcomercio.com/ayuda/general/informes