Soporte y ayudaVarias sucursales: qué se comparte, cómo cambiar de sucursal y cómo mover stock

Para qué sirve

Si tenés más de un local (o un local y un depósito), cada uno es una sucursal en el sistema. Todos usan los mismos productos y cada uno lleva su propio stock, su caja y su numeración de facturas. Los precios, los clientes y otros datos se comparten, salvo que decidas separarlos (ver «Datos por sucursal», más abajo).

Ejemplo: una heladería con dos locales carga sus productos una sola vez. Cada local vende y descuenta su propio stock. Cuando un local se queda sin potes, el otro le manda con una transferencia.

Antes de empezar: qué es común y qué es de cada sucursal

Es lo mismo en todas las sucursales:

• Los productos y las categorías.
• Los precios, los costos y las listas de precios, salvo que los separes por sucursal.
• Los clientes y los proveedores, con sus cuentas corrientes, salvo que los separes por sucursal.
• Las señas, los recibos, los remitos, el recargo de tarjetas y los vendedores, salvo que los separes por sucursal.
• Los usuarios (cada uno puede tener una o varias sucursales asignadas).
• Algunas configuraciones, como Ubicación, Unidad de medida y Dimensiones. Al cambiarlas, el sistema avisa “Cambio a nivel empresa, si cambia esta configuración afectará a todas las sucursales.”

Es propio de cada sucursal:

• El stock.
• El Turno empleado (la caja de cada turno).
• El punto de venta y la numeración de las facturas.
• Las facturas y presupuestos que se emiten en ella.
• Las fechas de vencimiento de los productos.
• La mayoría de las configuraciones (por ejemplo, las de Facturación): hay que cambiarlas en cada sucursal.

Datos por sucursal: elegir qué separa cada local

Si cada local funciona como un negocio propio, en Configuraciones → Sucursales elegís qué datos se separan por sucursal: el precio de venta, el costo, las listas de precios, el stock mínimo, los productos que se venden, los clientes, los proveedores, las señas, los recibos, los remitos, el recargo de tarjetas y los vendedores. Lo que no separás se sigue compartiendo como siempre.

Ejemplo: una ferretería tiene un local en el centro y otro en un barrio. En el barrio vende más barato y cada local le fía a sus propios clientes. Activa Precio de venta por sucursal y, en Clientes, elige Datos compartidos, deuda por sucursal. Los productos y los clientes se cargan una sola vez, pero cada local pone su precio y lleva su propia deuda con cada cliente.

Antes de empezar

• Quién la ve: solo el usuario Dueño, y solo si el comercio tiene dos o más sucursales.
• Todo empieza compartido: si no tocás nada, el sistema funciona igual que antes.
• Sucursal principal: la primera vez que separás algo, elegís una sucursal principal. Recibe lo que ya estaba cargado, por ejemplo la deuda de los clientes. No se puede cambiar después.
• Volver atrás: podés volver a compartir un tema solo mientras las sucursales no tengan datos distintos.

Qué podés separar

• Precio de venta por sucursal: cada sucursal tiene su propio precio de venta para cada producto. Al activarla aparece Sucursal que publica precios en internet: el catálogo online, Tienda Nube y Mercado Libre muestran el precio de esa sucursal.
• Costo por sucursal: cada sucursal tiene su propio costo. Una compra cambia solo el costo de la sucursal donde se carga.
• Listas de precios por sucursal: cada sucursal pone su propio porcentaje en cada lista de precios.
• Stock mínimo por sucursal: cada sucursal fija su propio stock mínimo y recibe su propio aviso.
• Productos por sucursal: en cada producto elegís en qué sucursales se vende.
• Clientes: elegís entre Compartidos (todas las sucursales ven a todos los clientes, con una sola deuda), Datos compartidos, deuda por sucursal (todas ven a todos los clientes, pero cada sucursal tiene su propia deuda, límite y lista de precios) y Separados (cada sucursal ve solo sus clientes, con su propia deuda; si un cliente compra en otra sucursal, se suma a esa sucursal con su CUIT).
• Señas por sucursal: una seña solo se puede usar en la sucursal donde se tomó. Si los clientes no son compartidos, queda activada sin poder apagarse: “Se separan porque los clientes no son compartidos.”
• Recibos por sucursal: cada sucursal ve sus cobros y numera sus propios recibos.
• Proveedores: las mismas tres opciones que en Clientes: Compartidos, Datos compartidos, deuda por sucursal y Separados.
• Remitos por sucursal: cada sucursal ve sus remitos y los numera por su cuenta.
• Recargo de tarjetas por sucursal: cada sucursal fija su propio recargo para cada tarjeta y cuota.
• Vendedores por sucursal: cada vendedor vende en sus sucursales y puede tener una comisión distinta en cada una.
• Notas de crédito y devoluciones de otra sucursal: qué pasa cuando se hace una nota de crédito o una devolución sobre una factura de otra sucursal. Permitir (la mercadería vuelve a la sucursal desde donde se hace), Permitir y devolver la mercadería a la sucursal de la factura o No permitir (solo se puede hacer desde la sucursal de la factura).

Paso a paso: separar un tema por sucursal

1. Entrá a Configuraciones y abrí la sección Sucursales, la última de la pantalla.
2. Activá la opción que querés separar (por ejemplo, Precio de venta por sucursal), o en Clientes y Proveedores elegí una de las tres opciones.
3. Tocá Guardar cambios.
4. Se abre Separar por sucursal: te dice qué va a tener propio cada sucursal y qué pasa con lo que ya está cargado. Por ejemplo: “Precio de venta: todas las sucursales arrancan con el precio de hoy.” Si es la primera vez, elegí la Sucursal principal.
5. Tocá Confirmar.

Qué pasa después

• En la ficha del producto, los campos separados dicen de qué sucursal son, por ejemplo Precio en Centro, Costo en Centro o Stock mínimo en Centro. Para cambiar el valor de otro local, cambiate a esa sucursal.
• Con Productos por sucursal, cada producto tiene el campo Se vende en, y en el listado de productos aparece el filtro Se vende en. Si intentás vender un producto donde no se vende, el sistema avisa: “Este producto no se vende en esta sucursal.”
• Con la deuda de los clientes por sucursal, la ficha del cliente muestra la Lista de precios en y el Límite de crédito en la sucursal en la que estás.
• Con Vendedores por sucursal, en la ficha del empleado elegís sus Sucursales y cargás la Comisión en cada una. Si el vendedor tiene usuario, sus sucursales son las del usuario: “Las sucursales de este vendedor son las de su usuario. Se cambian en Usuarios.”
• Con Señas por sucursal, una seña de otro local no se puede usar: “Esta seña es de otra sucursal.”
• Con No permitir en notas de crédito, el sistema avisa: “Esta factura es de la sucursal (nombre). La nota de crédito o la devolución se hace desde esa sucursal.”

Preguntas frecuentes de Datos por sucursal

• No veo la sección Sucursales en Configuraciones: la ve solo el usuario Dueño, y solo si el comercio tiene dos o más sucursales.
• Quiero volver a compartir un tema: apagá la opción y tocá Guardar cambios. Si las sucursales ya tienen datos distintos, aparece No se puede volver atrás, tocás Entendido y la opción queda como estaba.
• ¿Qué pasa con lo pendiente si se cierra una sucursal? La baja la hace soporte. Si separaste datos, se elige qué sucursal se queda con lo pendiente: la deuda y los saldos a favor de clientes y proveedores, las señas sin usar y los clientes y proveedores pasan a esa sucursal. Las facturas, recibos y remitos ya emitidos siguen siendo de la sucursal cerrada.

Paso a paso: cambiar de sucursal

1. Al entrar, si tu usuario tiene más de una sucursal, el sistema te pide elegir una.
2. Para cambiar después, en el menú lateral, junto a tu nombre de usuario, tocá el ícono “Sucursales”.
3. En la ventana Sucursales, tocá el ícono de flechas al lado de la sucursal a la que querés pasar. La pantalla se recarga en esa sucursal.

Si tenés otra pestaña del sistema abierta en el mismo navegador, esa se cierra con el aviso “Se ha iniciado sesión con otra cuenta o sucursal en este navegador. Esta sesión se cerrará.”

Paso a paso: mover mercadería de un local a otro

Se hace con Sucursales → Transferencias (ver la página Transferencias):

1. Entrá a la sucursal de donde sale la mercadería.
2. En Sucursales → Transferencias → Enviadas, presioná “Nueva transferencia”, elegí la Sucursal de destino, los productos y las cantidades, y guardá.
3. En la sucursal de destino, en Sucursales → Transferencias → Recibidas, presioná “Aprobar”.

Qué pasa después

• Para ver el stock de todos los locales juntos, usá Informes → Productos y Stock → Productos con stock por sucursal.
• Para comparar las ventas de cada local, Informes → Ventas y Facturación → Ventas por sucursal.

Preguntas frecuentes y errores comunes

• No me aparece el menú Sucursales: la cuenta tiene una sola sucursal.
• ¿Cómo agrego una sucursal? La da de alta soporte. Después completás sus datos de facturación en Perfil de empresa.
• Un usuario no ve una sucursal: asignásela en Administración → Usuarios, campo Sucursal.
• “No es posible cambiar de sucursal en este momento.”: volvé a intentar; si sigue, consultá a soporte.
• ¿Puedo tener un precio distinto en cada local? Sí: el Dueño activa Precio de venta por sucursal en Configuraciones → Sucursales (ver «Datos por sucursal»).
• Cambié una configuración y en el otro local sigue igual: esa configuración es por sucursal. Cambiate a la otra sucursal y cambiala ahí también.